Chương III: Cung ứng hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại – dịch vụ
I.Vai trò của cung ứng h2:
1.1.kn: Cung ứng h2 là việc tổ chức nguồn hàng nhằm đảm bảo cho hoạt động KD của DN TM DV.
Hoạt động KD của DN TM DV đc bắt đầu từ việc tổ chức mua hàng, kết thúc là việc bán hàng. Muốn có hàng để bán cho KH thì DN luôn phải đc cung ứng h2.
1.2.Vai trò của cung ứng
Đối với DN TM DV tổ chức nguồn hàng nhằm tạo đk vật chất lưu chuyển hàng hóa để đảm bảo lưu thông hàng hóa đc tiến hành thường xuyên liên tục, góp phần thực hiện chức năng và mục tiêu của DN TM DV. Đồng thời còn thể hiện sức mạnh kinh tế của DN để cạnh tranh với DN khác trên thị trường.
Tổ chức nguồn hàng tạo đk cho DN TM DV thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng về mặt số lượng, chất lượng để nâng cac mức sống cho mọi thành viên trong xã hội, đồng thời góp phần ổn định giá cả thị trường.
Tổ chức nguồn hàng có tác dụng thúc đẩy các ngành sx vật chất phát triển.
Tổ chức nguồn hàng tạo đk thực hiện tốt mối liên hệ ktế giữa các ngành và các khu vực ktế.
Tổ chức tốt cung ứng hàng hóa của DN TM DV sẽ:
-Đảm bảo tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động KD
-Nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh
-Thực hiên các mục tiêu của các thành phần tham gia DN
1.3.Chức năng của cung ứng
Gồm mua và dự trữ h2:
-Trong nền ktế thị trường các DN rất cần chú ý đến khâu tiêu thụ vì có bán đc hàng DN mới có thể bù đắp đc chi phí và tìm kiếm đc lợi nhuận. Do đó người ta tìm mọi biện pháp để làm sao tiêu thụ đc nhiều hàng, nhưng việc bán hàng lại phụ thuộc vào việc mua hàng. Vì vậy nắm đc kiến thức về mua hàng trong KD là một điều hết sức cần thiết, để làm tốt khâu mua DN cần phải:
+Hiểu đc tình hình thị trường và tình hình KD của DN
+Hiểu đc quy luật lưu thông hàng hóa trên thị trường
-Hàng hóa lưu thông thường có 2 loại: một là lưu hành trong tầng lớp có thu nhập cao trước, sau đó chuyển dần sang các tầng lớp thu nhập trung bình và thấp. Hàng hóa lưu hành theo hình thức này tuổi thọ ít nhất trên 1 năm. Hai là hàng hóa có tuổi thọ rất ngắn trên thị trường.
-Về khu vực lưu hành cũng có 2 hình thức, một là lưu hành ở thành phố lớn trước, sau đó đến các tỉnh nhỏ- thị trấn- nông thôn. Hai là vừa tung vào thị trường nhanh chónh phổ cập ở cả thành phố cũng như nông thôn.
-Về màu sắc h2 lưu hành phản ánh trình độ phát triển của XH- xu hướng chung là thích nhiều màu và màu trẻ trung rực rỡ. Màu sắc còn thể hiện cá tính của KH.
+Cần làm rõ đặc điểm mới của tiêu dùng. Trong đk thu nhập theo xu hướng ngày càng tăng thì cơ cấu tiêu dùng sẽ thay đổi:
*Loại bỏ đồ cũ, mua đồ mới, hướng tiêu dùng về văn hóa.
*Mua hàng hóa có giá trị cao, bền đẹp.
*Ưa chuộng hàng cao cấp và chú ý đến những hãng sx có tiếng.
+Nắm chắc tình hình biến động cung cầu trên thị trường nhằm dự đoán 1 cách chính xác số lượng cần mua. Nhờ đó mà DN có thể tránh đc những trường hợp mua quá nhiều dẫn đến ứ đọng h2, chi phí cao hoặc mua quá ít, không đủ lượng bán làm gián đoạn thời gian lưu thông ảnh hưởng đến kết quả hoạt động KD của DN.
Dự trữ h2 nhằm phục vụ bán hàng liên tục không bị gián đoạn trong KD. Như vậy dự trữ hàng hóa cần thiết đối với hoạt động sx KD của DN. Nhưng nếu dự trữ vượt quá yêu cầu của XH thì sẽ dẫn đến ứ đọng h2, tốc độ chu chuyển h2 chậm, chi phí lớn. Vì vậy dữ trữ hàng hóa hợp lý nhằn đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường và góp phần để nâng cao hiệu quả hoạt động KD của DN.
2.Nguyên lý Pareto trong cung ứng h2
2.1.Nguyên lý pareco (quy luật phân phối không đều)
-Một Dn muốn đảm bảo việc bán ra đều đặn thường xuyên thì phải có 1 khối lượng h2 dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Đó chính là cơ sở để xác định kế hoạch mua hàng. Trong nền ktế thị trường 1 DN thường KD nhiều mặt hàng. DN cần có 1 chính sách cung ứng h2 có chọn lọc, cần tập trung vào những mặt hàng quan trọng, chủ lực trong cung ứng.
-Theo nguyên lý pareto về sự phan bổ ko đều trong thang SF có thể thấy thang mặt hàng KD của DN đc chia thành 2 nhóm:
+Một phía của thang bao gồm một số ít mặt hàng KD nhưng đc KD với số lượng lớn, ảnh hưởng quyết định đến kết quả hoạt động KD của DN.
+Phía bên kia của thang bao gồm một số lượng lớn các mặt hàng song chỉ đc KD với khối lượng nhỏ nên có ảnh hưởng ko đáng kể đến kết quả hoạt động KD của DN.
-Nguyên lý trên đòi hỏi Dn phải chú ý đến mua và dự trữ các mặt hàng quan trọng chủ lực sao cho có hiệu quả nhất. Việc phân phối theo nguyên lý pareto có thể đc thể hiện ở dạng đồ thị bằng một dạng đường cong tập trung.
Quản lý cung ứng hàng hóa có lựa chọn theo nguyên lý pareto có thể đc thực hiện nhờ 2 phương pháp sau:
a.Phân tích theo nguyên tắc 20/80: trong đa số trường hợp Dn thường Kd nhiều mặt hàng thì 20% mặt hàng đem lại 80% doanh số, 80% lợi nhuận và cũng đòi hỏi lượng đầu tư cho dự trữ chiếm 80% tổng số. 80% mặt hàng còn lại chỉ chiếm 20% lực lượng dự trữ.
-Từ nguyên tắc trên, trong Kd Dn cần phải chọn các mặt hàng đầu tàu để có chính sách ưu tiên về cho mua và dự trữ. Con số 20/80 là con số trung bình, có thể tùy thuộc vào đk KD của Dn trong từng giai đoạn mà người ta có thể lấy tỷ lệ khác như 15/85 hoặc 25/75, 30/70.
b.Phương pháp phân tích A-B-C dựa trên nguyên tắc phân tích 20/80. Các mặt hàng KD của Dn đc chia thành:
-Nhóm hàng A từ 10-20% mặt hàng thực hiện 70-80% giá trị dự trữ.
-Nhóm hàng B từ 20-30% mặt hàng thực hiện 10-20% giá trị dự trữ.
-Nhóm hàng C từ 50-60% mặt hàng thực hiện 5-10% giá trị dự trữ.
-Những con số trên đây là con số trung bình, có thể thay đổi tùy thuộc vào đk Kd của mỗi DN. Trong thực tế người ta chỉ phân loại A-B-C khi phải quản lý nhiều mặt hàng.
2.2.Ý nghĩa
*Liên quan đến việc mua hàng:
-Nhóm hàng A: khi quyết định mua cần phân tích cẩn thận về số lượng, giá cả và về người cung ứng. phải đc giao cho người mau giỏi có nhiều kinh nghiệm.
-Nhóm hàng A chiếm tỷ trọng lớn, cần phải mua tập trung và cần phải có người cung ứng với độ tin cậy cao.
-Các SF thuộc nhóm hàng B-C có thể giao cho người mới vào nghề,
*Liên quan tới người cung ứng:
Những người cung ứng các mặt hàng của nhóm A, phải đc phân tích chi tiết về tất cả các mặt như khả năng tài chính, năng lực sx, khả năng cung ứng, uy tín, khả năng ứng phó với những thay đổi của môi trường và của DN.
*Liên quan đến dự trữ:
Những hàng thuộc nhóm hàng A khi xây dựng kế hoạch dự trữ phải đc cân đối cả về mặt giá trị và hiện vật.
Vì mặt hàng này thiếu sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động KD của DN. Trong đk thay đổi dự trữ cần chú ý trước hết đến nhóm hàng này.
Những mặt hàng dự trữ thuộc nhóm B cần phải kiểm kê thường xuyên và đc cân đối về mặt giá trị.
Những mặt hàng thuộc nhóm C thì chỉ cần kiểm kê định kỳ.
3.Mua hàng trong DN TM DV
3.1.Mục tiêu của mua hàng
Mục tiêu của cung ứng là đưa đến cho DN những h2 nhằm thỏa mãn thường xuyên, đầy đủ nhất cho nhu cầu tiêu dùng về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại h2 với chi phí thấp. Để thực hiện các mục tiêu này DN cần có các mục tiêu cụ thể sau:
a.Mục tiêu chi phí:
Trong KD những h2 chất lượng như nhau, nhưng nếu giá cả thấp sẽ tạo đk tiêu thụ hàng hóa nhanh hơn. Vì vậy phấn đấu giảm chi phí là yếu tố quan trọng.
Khi mua hàng với số lượng lớn DN thường đc giảm giá do chiết khấu và còn là đk phấn đấu giảm chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng và nhiều loại chi phí khác.
b.Mục tiêu chất lượng:
Chất lượng h2 là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiêu thụ và khả năng cạnh tranh thành công của các Dn, nhất là trong đk hiện nay cung luôn có xu hướng lớn hơn cầu.
c.Mục tiêu an toàn
Để tránh gián đoàn dự trữ cảu DN, cần phải tìm đc người cung ứng đảm bảo giao hàng đầy đủ, đều đặn, đúng thời hạn. Giao hàng đúng thời hạn đảm bảo Dn luôn luôn có hàng để bán.
3.2.Chọn người cung ứng
DN TM DV KD nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong những trường hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh về những người cung ứng. Việc lựa chọn 1 hay nhiều nhà cung ứng đều có những ưu, nhược điểm nhất định:
-Lựa chọn 1 nhà cung ứng: Quan hệ dễ dàng, dễ dàng theo dõi, giảm chi phí vận chuyển, dễ gây khó khăn cho DN, không an toàn.
-Nhiều nhà cung ứng: có quyền lựa chọn rộng rãi, có sự cạnh tranh giữa những nhà cung ứng về các mặt hàng như giá cả, chất lượng. có thể trả chậm, an toàn trong KD
Để lựa chọn người cung ứng cho DN cần dựa vào nguyên tắc sau:
-Không hoàn toàn lệ thuộc vào 1 người cung ứng để tạo ra sự lựa chọn tối ưu.
-Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sx và khả năng cung ứng của người cung ứng h2.
3.3.Lựa chọn nhân viên mua hàng
Hành vi mua ko đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả va hiệu quả KD của Dn. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là 1 khâu rất quan trọng trong hoạt động KD. Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:
-Kiến thức phong phú: người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về h2 KD, phải nắm đc kế hoạch KD của DN, nắm đc chính sách Ktế của nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua, biết phân tích diễn biến thị trường.
-Năng động, tỉnh táo: có đầy đủ thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị trường về nhu cầu tiêu dùng và giá cả,.. thông tin đối tác.
-Có khả năng giao tiếp tốt: là một trong những yếu tố có lợi trong đàm phán cho Dn.
3.4.Quá trình mua hàng:
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? Mua bao nhiêu? Mua của ai? Giá cả và các đk thanh toán như thế nào?.. quá trình đó bao gồm:
-Biểu hiện nhu cầu: Để đáp ứng cho kế hoạc bán hàng và dự trữ thì việc đầu tiên phải xác định nhu cầu, cơ cấu nhu cầu. Kế hoạch mua đc tính toán theo công thức sau:
Mua vào= Bán ra + dự trữ cuối kỳ - Dự trữ đầu kỳ
Tìm kiếm người cung ứng thông qua các bạn hàng, hội chợ, triển lãm, các tạp chí, các phương tiện truyền thông, catalogue. Sau khi đã tìm kiếm đc người cung ứng DN cần phân tích, đánh giá cẩn thận từng người cung ứng về các mặt sau:
+Sự tín nhiệm của nhà cung ứng trên thị trường
+Khả năng cung ứng h2 của nhà cung ứng cho các khách hàng và cho DN
+Chất lượng h2, mẫu mã SF
+Khả năng kỹ thuật
+Giá cả hàng hóa
+Khả năng thích ứng với thị trường của nhà cung ứng và các lợi thế về địa lý, mối quan hệ…
-Thương lượng và đặt hàng: Thương lượng giữ vai trò quan trọng trong quá trình quyết định mua h2. Trong thương lượng cần đặt các mục tiêu sau:
+Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật của SF
+Xác định giá cả và những điều khoản được xem xét lại khi thị trường có biến động
+Xác định hình thức trả tiền như trả ngay, trả chậm, trả bằng tiền mặt, chuyển khoản.
+Điều kiện giao hàng: giao hàng tại kho của người cung ứng, giao hàng tại nơi mau hàng, thời hạn nên ghi rõ ràng.
+Chịu trách nhiệm vật chất khi giao hàng không theo đúng những điều ký kết trong hợp đồng
Sau khi đã thỏa thuận các điều khoản rong thương lượng, DN phải tiến hành ký kết hợp đồng. Hợp đồng là cơ sở pháp lý ràng buộc người mua và người bán. Hợp đồng đc in thành nhiều bản để bên mua và bên bán theo dõi và thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận theo hợp đồng.
-Theo dõi và kiểm tra việc giao hàng, theo dõi thời hạn giao hàng cảu người cung ứng
H2 nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này sẽ ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn các h2 kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng, nhằm nâng cao uy tín của DN.
Kiểm tra số lượng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng.
Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng, kiểm tra tên h2, mẫu mã chất lượng. Nếu phát hiện h2 và đơn hàng ko phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì thủng thì từ chối nhận hàng đồng thời làm biên bản báo ngay cho người cung ứng.
Sau khi làm các thủ tục nhập h2 xong, người quản lý kho hàng ký vào biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản và gửi 1 bản cho người cung ứng. Đến đây quá trình thu mua kết thúc.
3.5.Các hình thức mua hàng:
a.Tập trung thu mua
b.Phân tán thu mua
c.Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ
4. Dự trữ hàng hóa
4.1.Khái niệm dự trữ
Dự trữ h2 của xã hội nói chung là hình thành trong tất cả các giai đoạn của vận động h2. ở phạm vi tái sx XH các hình thức dự trữ SF h2 bao gồm:
-Dự trữ nguyên liệu trong sx
-Dự trữ h2 trong lưu thông
-Dự trữ SF trong tiêu dùng
Dự trữ h2 bao gồm: toàn bộ h2 còn nằm lại trong kho của sx, h2 đang đi trên đường, h2 đang nằm trong kho của DN, hàng nằm ở các trạm, các cửa hàng, quầy hàng, h2 có thể mang bán ngay, cũng có thể h2 phải chọn lọc, chỉnh lý bao gói.
Dự trữ h2 trong lưu thông là cần thiết khách quan do:
-Mâu thuẫn giữa sx và tiêu dùng về mặt không gian và thời gian
-Do đk giao thông vận tải, yếu tố địa lý, khí hậu, thời tiết
-Giữa mặt hàng sx và mặt hàng KD của thương mại chưa phù hợp về mặt giá trị sử dụng do đó h2 cần nằm ở khâu lưu thông để chỉnh lý, bao gói và hoàn thiện giá trị sử dụng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng.
*Ý nghĩa của dự trữ h2:
-Đảm bảo cho DN luôn có h2 để bán cho người tiêu dùng
-Dự trữ hợp lý giúp Dn nâng cao hiệu quả KD và khả năng cạnh tranh của DN trên thị trường
4.2.Phân loại dự trữ hàng hóa:
a.Phân loại theo mục đích sử dụng:
-Dự trữ thường xuyên là loại dự trữ nhằm bảo đảm cho lưu thông h2 liên tục, đều đặn
-Dự trữ thời vụ và chuyên chở đến trước. Loại dự trữ thời vụ la loại dự trữ xuất phát từ đk sx và tiêu dùng. Loại chuyên chở đến trước do đk khí hậu, thời tiết trong mùa mưa bão vận chuyển h2 khó khăn. Vì vậy cần phải vận chuyển h2 trước mùa mưa bão như lên các vùng rừng núi, hải đảo
-Dự trữ chuyên dùng nhằm phục vụ cho một muc đích nhất định như ngày khai trường, tết trung thu, tết nguyên đán… cách phân loại này cho người quản lý nắm đc lượng h2 của từng loại dự trữ nhằm quản lý chặt chẽ h2 của DN và đáp ứng đầy đủ nhu cầu tiêu dùng
b.Phân loại dự trữ theo thời gian
-Dự trữ đầu kỳ kế hoạch: là dự trữ để đảm bảo bán ra ở đầu kỳ kế hoạch
-Dự trữ cuối kỳ kế hoạch: là dự trữ phục vụ cho bán ra ở đầu kỳ kế hoạch sau
c.Phân loại dự trữ theo quy mô
-Dự trữ thấp nhất là mức dự trữ tối thiểu cần thiết, là hàng rào ngăn chặn hiện tượng thiếu hàng cần thiết đảm bảo cho DN KD bình thường. Khối lượng h2 dự trữ này phụ thuộc vào: lượng h2 bán ra bình quân trong 1 ngày, lượng h2 chuẩn bị bán ra, lượng dự trữ bảo hiểm
-Dự trữ cao nhất là hàng rào ngăn ngừa tình trạng ứ đọng h2, là dự trữ vào thời điểm hàng mới nhập vào kho.
-Dự trữ bình quân: là bình quân của dự trữ cao nhất và thấp nhất. Đây là mức dự trữ trung bình hợp lý trong KD.
4.3.Nhưng chi phí liên quan đến dự trữ:
a.Những chi phí có dự trữ h2:
Đó là những chi phí đầu tư cho h2 thực tế ở kho, những khoản chi phí này tỷ lệ với giá trị h2 dự trữ và thời gian lưu kho của h2. Những khoản chi phí này gồm:
-Chi phí vốn đầu tư: khi DN dự trữ cần đầu tư 1 khoản vốn nào đó. Trong đó vốn lưu động của DN thì có vốn dự trữ chiếm tỷ trọng lớn
-Chi phí kho là chi phí cần thiết để bảo quản dự trữ h2 nhằm để bảo tồn giá trị sử dụng và giá trị h2 (như chi phí kho, chi phí tiền lương bảo hiểm cho nhân viên coi kho, chi phí cho công cụ lao động, điện nước, thuế đánh hàng tồn kho).
-Chi phí do giảm giá h2 trong quá trình dự trữ:
+Giảm giá do h2 lỗi thời chủ yếu là h2 về may mặc, thời trang.
+Giảm giá do h2 kém phẩm chất, hoặc bị hư họng do qua trình chuyên chở, bảo quản SF.
b.Nhưng chi phí liên quan đến ký kết hợp đồng mua (chi phí đặt hàng)
-Chi phí tiền lương và bảo hiểm của nhân viên mua hàng, kế toán, điện thoại, chi phí khấu hao thuê nhà của văn phòng, chi phí điện, chi phí đi công tác.
-Chi phí kiểm tra giao nhận h2. Các loại chi phí trên cần xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết, đồng thời tìm các biện pháp để giảm chi phí chuẩn bị và phí tổn đặt hàng
c.Các chi phí do gián đoạn dự trữ h2:
Nhưng chi phí do gián đoạn dự trữ h2 khi DN thiếu h2 để bán. Người tiêu dùng sẽ đi mua SF của hãng khác. Như vậy Dn đã bỏ lỡ cơ hội thu lời, mặt khác DN còn đánh mất hình ảnh đẹp về SF của mình, làm mất tin yêu của khách hàng đối với DN. Đây là khoản chi phí vô hình rất khó tính toán nhưng lại có ý nghĩa rất lớn đối với DN.
4.4.Kế hoạch dự trữ hàng hóa
a.Mục tiêu của quản lý kinh tế dự trữ
Dự trữ h2 là cần thiết cho hoạt động KD của DN. Nếu dự trữ ko đủ mức để bán thì sẽ thiếu hàng để bán, ngược lại dự trữ quá nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng h2, chi phí cao ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động KD của DN.Muốn đạt đc các mục tiêu trên chức năng dự trữ phải đạt đc các mục tiêu cụ thể sau:
-Mục tiêu an toàn đòi hỏi DN phải có 1 khối lượng h2 dự trữ để đảm bảo bán ra thường xuyên, liên tục.
-Mục tiêu ktế đảm bảo chi phí cho dự trữ ít nhất
b.Phương pháp xác định:
-Dự trữ thấp nhất: bao gồm các yếu tố:
+Lượng hàng bán ra trong 1 ngày
+Lượng hàng cần thiết để chuẩn bị bán hàng
+Lượng h2 trưng bày, quảng cáo
+Lượng h2 dự trữ, bảo hiểm
-Dự trữ cao nhất: Là mức dự trữ tối đa, vượt qua mức này sẽ gây ứ đọng h2
Lượng dự trữ cao nhất= Lượng dự trữ thấp nhất – lượng h2 1 lần nhập vào
-Dự trữ bình quân
Lượng dự trữ bình quân=(lượng dự trữ cao nhất + Lượng dự trữ thấp nhất)/2
Dự trữ cao nhất là dự trữ vào thời điểm vừa nhập hàng. Nếu lượng hàng trong năm chỉ nhập 1 lần thì dự trữ bình quân trong năm sẽ cao. Nhưng nếu nhập hàng chia thành nhiều kỳ và khoản cách giữa các lần nhập đều nhau thì lượng hàng nhập sẽ giảm xuống. Như vậy tần suất nhập hàng ảnh hưởng đến dự trữ bình quân, tần suất nhập hàng cao thì dự trữ bình quân giảm
0 Response to "Chương III: Cung ứng hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại – dịch vụ"
Đăng nhận xét